浙江工业大学基建档案管理条例
浙工大基(2004)6号
基建技术档案按工程项目立卷，从立项到竣工验收要跨越几个年头，具有周期长、范围广、流动性大、文件资料交叉使用的特点。为规范和促进我校基建档案工作，推进信息化管理，创造条件建立基建档案数据库，结合我校基建工作的具体情况，特制定本管理条例。
第一条 基建技术档案的收集范围：从该工程项目的计划到工程竣工结算，所有涉及此工程的基建文件、资料、图纸、工程照片、录像等均属此列。收集的档案资料力求达到完整、准确、系统。
第二条 为保证资料的完备，拿到第一手资料的人员要审核资料的完整性，如：文件的附件、批复，施工图、初步设计的出图章及负责人的印章等。拿到的文件应立即把原件交档案员保管，复印件备用，以防丢失。如工作中须用原件，则应在复印件上注明原件的去向，如原件一时不能上交，则应把复印件交档案员。
第三条 借用资料必须办理登记手续，注意保管，及时归还。档案资料如外借须经本部门领导同意并约定归还日期，原件一般不外借。
第四条 档案员要加强与施工单位资料员的沟通，负责督促工程管理人员上交相关资料，负责各类资料的收集、把关与整理工作。
第五条 工程管理人员负责督促施工单位提交竣工资料，并审核竣工资料的完整性，且督促做好竣工会议纪要及监理总结。
第六条 工程管理人员在工程竣工验收之日起的一个月内，整理好各自的文件资料，移交资料时须列清单，交接双方签字认可。
第七条 基建档案立卷以工程项目为单位，在档案员收集、整理的基础上，由校园建设处派员指导、把关，分别按城建档案馆、校档案馆要求，分类编写目录，统一口径向市城建档案馆办理归档手续。
第八条 根据本部门工作需要，凡是重要和经常使用的文件材料要有副本，并留竣工图等常用资料一套供本部门备查。
第九条 鉴于一些已交付使用但尚未办理基建资料存档的项目，要制订工作计划，由专人负责，采取有效措施，追补基建资料，切实完成基建档案的补救和存档工作。
第十条 校园建设处负责基建档案数据库的建设、维护与相关的培训工作，承担基建任务的各部门要配备专人负责基建档案数据库的使用与管理，在资料信息录入后，及时上传汇总。
二00四年六月三日